Dans toute organisation, la facilité d’accès à l’information stratégique est liée à la qualité de la « fonction archives ». L’exercice de cette fonction nécessite que des orientations et actions soient définies et validées par les différents acteurs qui interviennent dans la production, la réception, la circulation et la conservation des documents ou informations issus du fonctionnement de l’organisation.
Ces orientations sont contenues d’un document stratégique appelé « politique d’archivage ».
Elle nécessite la maitrise des principes de base et d'une approche méthodologique spécifique.